Proje başlatma belgesi, projeyi yürüten kurum ile projeyi talep eden kurum arasında bir ortaklık meydana getirir. Bu belge projeden beklentilerin ve belirlenen tatmin koşullarının yazılı olarak somutlaştırılmasını sağlar. Proje başlatma belgesinin girdileri; proje çalışma bildirimi, iş gerekçesi, sözleşme, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.
Proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek ürün ya da hizmetin tanımıdır. Çalışma bildirimi içinde iş ihtiyacı, ürün kapsamının tanımı ve stratejik plan bölümleri yer alır. Proje başlatma belgesinin ikinci girdisi olan iş gerekçesi projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. İş gerekçesinde, genellikle, projenin neden gerekli olduğu, iş ihtiyacı bilgileri ve faydamaliyet analizi yer alır. Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir.
Çevresel işletme faktörleri de proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek bir diğer girdi kalemidir. İşletme yapısı ve kurum kültürü, Devlet ya da sektör standartları, Kurumun alt yapısı, Piyasa koşulları çevresel işletme faktörlerine verilebilecek örnekler arasındadır. Son olarak kurumsal süreç varlıkları kurumun önceki projelerden öğrendiklerini ve bilgi birikimini yansıtan girdidir. Kurumsal süreç varlıkları sanayi dalına, organizasyon yapısına ve uygulama alanına göre farklı biçimlerde olabilir. Proje başlatma belgesinin oluşturulmasında araç ve teknik olarak uzman görüşü ve kolaylaştırma tekniklerinden yararlanılır.
Uzman görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri, belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplardan ya da kişilerden sağlanır. Bunlara örnek olarak; Kurum içindeki başka birimler, Danışmanlar, Paydaşlar, Mesleki ve teknik birlikler verilebilir. Kolaylaştırma teknikleri de proje başlatma belgesinin oluşturulmasına rehberlik eden araçlardandır. Kolaylaştırma tekniklerine; beyin fırtınası, uyuşmazlık çözümü, problem çözümü ve toplantı yönetimi örnek olarak verilebilir. Proje başlatma belgesinde genellikle; Projenin amacı ya da gerekçesi, Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri, İlk gereksinimler, İlk proje tanımı, İlk risk belirlemeleri, İlk tasarlanan kilometre taşları, İlk bütçe özeti, Proje onay şartları, Atanan proje yöneticisi, sorumluluğu ve yetki seviyesi, Sponsorun ya da proje başlatma belgesini onaylayan diğer kişilerin adları ve yetkileri gibi konulara ilişkin bilgiler yer alır. Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır. Kurumun farklı kademelerinde yer alıp farklı yetki seviyelerine sahip olabilecekleri gibi projeyi yürüten kurumun üyesi de olmayabilirler.
Paydaşların, projeye katılımlarında farklı seviyede sorumlulukları ve yetkileri bulunur. Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler, araç ve teknikler ile elde edilen çıktılar ekranda verilen şekilde özetlenmiştir. Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler; proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanır. Proje başlatma belgesi, projeye katılan ve projeden etkilenen kurum içi ve kurum dışı taraflar hakkında bilgiler içerir. Proje bir tedarik faaliyetinin sonucu olduğunda ya da yapılmış bir sözleşmeye dayandığında, projenin birincil paydaşları sözleşmenin taraflarıdır.
Projeyle ilgili diğer taraflar, örneğin tedarikçiler de proje paydaşları arasında kabul edildiğinden tedarik belgeleri de bu süreçteki bir diğer girdidir. Paydaşların belirlenmesi amacıyla, uzman görüşünden, paydaş analizinden ve toplantılardan yararlanılır. Uzman görüşünden yararlanma; paydaşların kapsamlı bir biçimde belirlenebilmesi ve listelenebilmesi için, konuyla ilgili özel eğitimi ya da bilgisi olan, kişilerin görüşlerinden ve uzmanlıklarından yararlanma anlamındadır. Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar. Toplantılar başlığı altında ise, paydaş profilini analiz etmeye yönelik proje toplantıları anlaşılmalıdır. Söz konusu toplantılar proje paydaşları hakkında bir anlayış geliştirmek amacıyla düzenlenir. Paydaşların belirlenmesi sürecinin çıktıları, paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisidir. Paydaş listesi paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır.
Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla ilgili tüm ayrıntıları içerir. Paydaş yönetim stratejisi ise, tüm proje yaşam çevrimi boyunca paydaşların desteğini arttıracak ve olumsuz etkilerini en aza indirecek bir yaklaşımı tanımlar. Başlatma toplantısının gündemi belirlenmeli ve katılacaklara önceden bildirilmelidir. Gündem şu konuları içermelidir: Bu aşamada oluşturulan proje başlatma belgesi, projeden beklentilerin ve belirlenen tatmin koşullarının yazılı olarak somutlaştırılmasını sağlar. Proje başlatma belgesinin girdileri; proje çalışma bildirimi, iş gerekçesi, sözleşme, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır.
Proje başlatma belgesinin oluşturulmasında uzman görüşü ve kolaylaştırma tekniklerden yararlanılır. Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler ise; proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır. Paydaşların belirlenmesi amacıyla, uzman görüşünden, paydaş analizinden ve toplantılardan yararlanılır Paydaşların belirlenmesi sürecinin çıktıları ise paydaş listesi ve paydaş yönetim stratejisidir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder