Proje Maliyet Yönetimi - Proje Bütçesi

Proje maliyet yönetiminde, maliyetler tahmin edildikten sonra proje bütçesinin planlanması alt sürecine geçilir. Bütçe, projenin hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli olan kaynakların elde edilmesini sağlamak üzere hazırlanır. Bütçeler, belirli bir dönemde işletmenin gerekli olan kaynakları nasıl elde edeceğini, bu kaynakların nasıl kullanılacağını belirten ve bunu sayısal olarak açıklayan ayrıntılı proje yönetimi planlarıdır. 

Maliyet yönetiminin önemli bir unsuru olan bütçe, kurumun kaynaklarının proje faaliyetlerine dağıtılmasında yardımcı olur. Proje bütçesi, proje teklifinin genellikle en son hazırlanan bölümüdür. Proje bütçesi, proje faaliyetlerine, proje ekibine ve projenin zaman-faaliyet planına bağlı olarak hazırlandığından, bütün diğer belgeler tamamlandıktan sonra son haline kavuşturulması gerekir. Yukarıdan aşağıya bütçeleme yaklaşımı, benzer projelerle ilgili üst ve orta düzey yöneticilerin deneyimlerine ve ortak yargılarına dayanır. Bu yöneticiler temel işlerin maliyetlerini tahmin etme yoluyla projenin toplam maliyetini tahmin ederler. Daha sonra bu tahmin daha alt düzeydeki yöneticilere kendi kontrollerindeki işler arasında paylaştırmaları için iletilir ve tüm görevler bütçeleninceye kadar bu durum bu biçimde sürdürülür. 

Proje bütçelerinde projeyi yürütmek için onay verilen fon büyüklüğünü belirtir.  Faaliyet maliyeti, faaliyeti gerçekleştirecek personelin ücreti, işin gerçekleşme süresi ve gereksinim duyulan malzeme miktarına bağlıdır. Maliyet bütçelemesine tahminler tamamlandıktan sonra geçilir. Buradaki maliyetler iş kırılım yapısındaki işlere atanır. Her bir iş unsuru, projenin iş kırılım yapısı esas alınarak belirlenmiştir. 

Proje riskleri, vuku buldukları taktirde, maliyet, kapsam veya kalite gibi en az bir proje hedefini olumlu veya olumsuz etkileyen belirli olmayan bir olay veya duruma verilen isimdir. Olaylara hem olumlu etkileri hem de olumsuz etkileri açısından bakılır. Ancak risk yönetiminde daha çok projenin planlandığı biçimde ve sağlıklı olarak ilerlemesini engelleyebilecek olay ve durumlar üzerinde durulur. Bu nedenle proje riskleri belirlenmeli ve riskleri ortadan kaldıracak ya da azaltacak önlemler alınmalıdır. 

Risklerin tanımlanması, projeyi hangi risklerin etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir. Risk yönetiminin hangi boyutta yapılacağı projenin büyüklüğüne ve önemine bağlıdır. Karmaşık ve belirsizliğin yüksek olduğu projeler için dinamik ve sürekli bir risk yönetim planı daha çok gereklidir. olarak dört kategoriye ayrılır. Risk yönetim süreçlerinin ilk adımı, proje için operasyonel olabilecek risk faktörlerini belirlemektir. Bu risk faktörleri projenin başarısını istenmeyen şekilde etkileyecek olan durum ya da koşullardır. Risklerin belirlenmesinin ardından bu risklerin önceliklendirilmesi, önem sırasına koyulması gerekir. Buna risk değerlemesi denir. Risk değerlemeyle bağlantılı iki önemli faktör vardır. Bunlar; riske yol açan olayın gerçekleşme olasılığı ve riske yol açan olayın etkisidir. Risklerin değerlemesi amacıyla nicel risk analizi veya nitel risk analizi yaklaşımları kullanılmaktadır. Risk değerleme için güvenilir ve yeterli sayısal verinin olmadığı, sayısal verileri elde etmenin maliyetinin yüksek olduğu ya da kullanılabilecek sayısal tekniklerin uzmanı olunmadığı durumlarda nitel risk analizlerine başvurulur. 

Nitel analizlerde risk değerlemesi için sayısal değerler yerine çok düşük, düşük, orta, yüksek, çok yüksek gibi niteleyici kaba ölçüm terimleri kullanılır. Risklerin sadece listelenmesi yeterli değildir. Risk oluştuğunda nasıl davranılacağının da planlanması gerekir. Bu davranışlar sırasıyla şöyledir: Riski belirledikten, risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve etkilerini değerlendirdikten, risk gerçekleştiğinde nasıl tepki verileceğini planladıktan sonra proje risklerinin izlenmesi ve kontrolü gerekir. Risklerin belirlenerek yazılı hale getirilmesi ve değerlemeye tabi tutulması proje ekibindeki herkesin bu riskler konusunda farkındalığa ulaşmasına yardımcı olur. 

Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki türlü bütçeleme yaklaşımı bulunur. olmak üzere dört kategoriye ayrılırlar. Etkin bir risk azaltma planı oluşturmak için; davranış biçimleri uygulanabilir.