Projelerde iletişim yönetimi bilgi alanının bir parçası olan iletişimin kontrolü, projenin tüm yaşam çevrimi süresince proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için iletişimlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi sürecidir.
Proje iletişiminin kontrolü sürecinin en önemli kazancı, proje katılımcıları arasında sağlıklı bir bilgi akışının sağlanmasıdır. Proje yönetiminde iletişim kontrolü için öncelikle proje yönetim planına ihtiyaç duyulur. Proje yönetim planı yardımıyla herhangi bir bilginin yeterli miktarda ve zamanında ilgili birimlere ulaştırılması projenin başarılı sonuçlanmasında katkı sağlar.
Proje iletişim kontrolü sırasında dikkat edilmesi gereken bir başka nokta ise sadece olumlu ve beklenen durumların iletilmesinin yanı sıra olumsuz tüm durumların da etkin ve zamanında aktarılması gerektiğidir. Olumsuz durumların da ilgili birimlere zamanında aktarılması ile proje yöneticisinin yerinde ve zamanında müdahale etmesine olanak sağlanır. Proje yöneticisinin ortaya çıkan problemi ne kadarlık bir zamanda çözmesi gerektiğini belirlemesi ve bir eylem planını yürürlüğe sokması gereklidir.
Genel olarak düşünüldüğünde, proje yönetiminin başarısı proje yöneticisinin problem çözme yeteneklerine bağlıdır denilebilir. Projelerdeki problemler küçük olabileceği gibi çok büyük de olabilir. Büyük ve hemen çözülmesi gereken problemlerde, proje yöneticisinin mümkün olan en kısa sürede probleme ilişkin bir çözüm üretmesi ve bu çözümün ortaya çıkabilmesi için gerekli eylem planını uygulamaya koyması gerekir. Kimi zaman projelerin başlangıç tarihinde gecikmeler yaşanabilir. Projenin bir türlü başlatılamaması durumunda projenin gerekliliği sorgulanmalıdır.
Projenin bitirilmesi gerçekten isteniyorsa yönetim ve paydaşlarla görüşülerek proje bir an önce başlatılarak orijinal plana uyulmalıdır. Raporlama işlemi de bazen proje için bir problem kaynağı olabilir. Çok fazla sayıda ve ayrıntılı raporların hazırlanması gereksiz kaynak tüketebilir. Bu yüzden çok fazla rapor gerektiğinde bire bir görüşmeler ile projenin orijinal plana dönmesi için gerekenler yürürlüğe sokulabilir. Rekabet ortamında işletmeler, işlerinin mümkün olan en kısa sürede tamamlanmasına gayret ettikleri için proje yöneticisine işletmelerden zaman çizelgesinde daraltma-azaltma talepleri gelebilir. Bu yüzden zaman çizelgesinde değişime gidilebilir. Ancak yapılan işin kalite standartlarına uygun olarak yürütülmesine devam edilmelidir. İyi bir proje her zaman iyi bir izleme ve kontrol sistemi yardımıyla ve iyi bir iletişim yönetimi ile başarıya ulaşacaktır.
İzleme ve kontrol süreçleri projenin başlaması ile başlar ve projenin tamamlanması ile sona erer. Önemli olan izleme ve kontrol süreçleri devam ederken, proje yöneticilerinin problemin ana kaynağına ulaşması ve sorunu buradan çözmeye çalışması ve sürekli iletişimde kalmasıdır. Projelerde ilerlemenin kontrol altında tutulması ve proje yöneticisinin proje çalışanlarından bilgi almak amacıyla yaptığı toplantılara proje durum toplantısı adı verilir. Proje durum toplantıları projenin büyüklüğüne ve zaman kısıtına bağlı olarak uygun aralıklarla gerçekleştirilir. Proje iletişiminin ve izleme kontrol süreçlerinin temel taşlarındandır.
Proje yöneticisi, olası riskleri izleyerek bunların olumsuz etkilerinin kabul edilebilir düzeyde olmasını sağlamak için şu tekniklerden faydalanır: İletişim kontrolü, projenin tüm yaşam çevrimi süresince proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için iletişimlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi sürecidir. Bu sürecin en önemli kazancı, projenin yaşam çevrimi boyunca herhangi bir zamanda proje katılımcıları arasında sağlıklı bir bilgi akışının sağlanmasıdır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder