Projelerin İzlenmesi ve Kontrolü

Proje yöneticisi, projenin bulunduğu aşamayı öğrenebilmek ve beklenmedik durumların üstesinden zamanında gelebilmek için düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirme, izleme ve kontrol aşamasının uygulanmasıyla ve  belirli zaman dilimlerinde gerçekleştirilen durum toplantıları aracılığıyla yapılmalıdır. İşler yolunda gittiğinde ise yalnızca durum raporları ile proje yürütülmeye devam edilebilir. 

Proje yöneticisinin her zaman iyi tanımlanmış bir test ve değerlendirme sistemi olmalı ve bu sistemin risk planlamasının bir parçası olması sağlanmalıdır. Bunun yanında proje yöneticisi iyi bir iletişim süreci ile hem paydaş katılımlarını hem de proje takımının motivasyonunu yüksek tutmalıdır. Projelerde gerçekleşebilecek problemlere karşı hazırlıklı olunmalı ve problemlerle ortaya çıkmadan önce baş edilebilmelidir. Proje yöneticisi bu problemlere karşı iyi bir çözüm üretmeli ve alınan eylem kararlarının uygulanabilir olmasını sağlamalıdır. Bu konularla ilgili olarak kullanılacak sorularına yanıt bulabileceksiniz. Projedeki ilerlemenin kontrol altında tutulması ve hangi aşamaların geçilip hangi aşamaların geçilmediğinin tespit edilmesi için proje yöneticisinin proje çalışanlarından bilgi aldığı toplantılara proje durum toplantıları adı verilir. 

Durum toplantıları projenin büyüklüğüne ve zaman kısıtlarına bağlı olarak uygun aralıklarla yapılmalıdır. İşler beklenildiği gibi gittiğinde ve projenin amaçlarında bir sapma meydana gelmediğinde durum toplantıları yerine durum raporları ile projenin yürütülmesine devam edilir. Durum toplantıları sırasında bir kriz durumu ile karşı karşıya kalındığında konunun bu kriz üzerinde odaklanması için tüm çaba sarf edilmelidir. Durum toplantılarından önce toplantıya katılacaklar tarafından tamamlanması gereken bazı işler bulunduğunda bunların toplantıdan önce çözüme ulaştırılması ve sonuçlara ilişkin bilgilerin kesinlikle tespit edilmesi gerekir. Toplantı süresince hangi işin kim tarafından, ne zaman, nasıl ve hangi kaynakları kullanarak yapılacağına ilişkin tüm kararlar dikkatli bir biçimde not edilmelidir. Toplantı sonrası alınan kararlar ve eylem planları ile ilgili birimlere olabildiğince çabuk aktarılmalı ve uygulamaların gerekli düzeltmelerle başlaması sağlanmalıdır. 

Proje izleme ve kontrol süreçlerinde projede var olan ölçümler için risk ile başa çıkma eylemlerinin etkinliği sürekli olarak izlenir ve değerlendirilir. Sonuçların sürekli olarak izlenmesi sayesinde yeni riske tepki stratejileri geliştirilebileceği gibi hali hazırda mevcut planlar yeniden yapılandırılabilir. Temel olarak risk izleme ve kontrol süreçlerinde, olası riskler izlenerek, bunların olumsuz etkilerinin mümkün olduğunca kabul edilebilir düzeyde olmasını sağlayacak biçimde tasarlanmalıdır. 

Şimdi PMP sertifikası sınavında proje yöneticisinin kullanabileceği kimi teknikleri inceleyelim: Paydaş katılımının izlenmesi ve kontrol edilmesi alt sürecinde; Bilgi yönetim sistemleri, Uzman görüşü ve Toplantılar olmak üzere üç tane araç ve teknik yer alır. Öncelikle paydaş katılımları için bir planlamanın yapılması beklenir. Daha sonra paydaşların istek ve ihtiyaçlarının neler olduklarının belirlenmesi aşamasına geçilir. Paydaşların istek ve ihtiyaçları dikkatli bir biçimde incelendikten sonra paydaş istekleri projenin çeşitli aşamalarına katkı veya etkilerine göre sınıflandırılır. Sınıflandırılan bu katkı veya etkilere göre proje kapsamında meydana gelmesi muhtemel değişiklikler tespit edilerek, bu değişikliklerin uygulanabilirlikleri araştırılır. Proje ekibi paydaşlardan elde edilen katkılar konusunda bilgilendirilirler. 

Proje tamamlandığında, paydaş katılımlarının proje süresince projenin yaşam çevriminde ne gibi değişikliklere yol açtığı ve paydaş katılımları ile elde edilen kazanımları gösteren bir rapor hazırlanmalıdır. Paydaşların proje yaşam çevrimi süresince sunacakları katkı ve eleştirilerin projenin genel yapısında değişikliklere sebep olabileceği öngörülmelidir.